日ごろから平塚文化芸術ホールをご利用いただき、まことにありがとうございます。
このたび、当ホールが主催する文化事業の申し込みの際に、個人情報の漏えいが確認されました。
漏えいが確認された方には、内容をご連絡の上、謝罪をさせていただきました。

<概要>
主催事業の申し込みにあたりインターネットフォームを利用して受付開始したところ、入力した内容を他の方が意図せず閲覧できる状態となってしまいました。
受付開始後、すぐに異常に気付き、フォームを利用・閲覧できない状態にしましたが、それまでの数分間、閲覧できる状態になっていたものです。

<漏えいした内容>
申込者の氏名、電話番号、メールアドレスおよび同行者1人分の氏名、年齢

<原因>
フォーム作成時の設定ミス及びチェック漏れ

<対応>
・漏えいに気づいた時点でフォームを閉じ、削除
・漏えいした部分については、記録等が残っていないことを確認
・漏えいされた方へご連絡し、概要説明と謝罪

<再発防止について>
・インターネットフォームの使用に関して、漏えいが起きないものを厳選
・作業マニュアルの改訂と職員研修の実施
・業務時における複数人によるチェック体制の構築

ご迷惑をおかけした各関係者の皆さまに深くお詫びするとともに、今後はこのような事態が起きないよう、再発防止に努めて参ります。