施設利用申込の流れ（大ホール・多目的ホール）
※この案内は2021年1月時点の内容となっております。今後、記載内容が変更になる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
抽選申込み～抽選会～ご利用確定までの流れ（大ホール・多目的ホール）
①申込受付
- 大ホール、多目的ホールの抽選参加申し込み期間内に、①ファックス、②メール、③ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室へ持参、いずれかの方法でお申し込みください。
- 「（抽選用）使用計画書」を受領後、日程及び施設の確認でご連絡を入れますので、ご対応をお願いします
※ご自身が申し込んだ施設・日にち・区分は控えておいてください。
②抽選当日
- 大ホール抽選開始 10:00 から
- 多目的ホール抽選開始 11:00 から
※大ホールの抽選の進行状況により、多目的ホールの抽選開始時間が前後する場合があります。
③抽選結果
- 全ての日程が確定いたしましら、全ての抽選申込者にお電話によりご連絡を差し げます。
- 抽選の結果、御希望の日程等が予約できなかった場合で、改めてご予約を御希望の場合は、抽選日13:00より受付いたします。（お電話は仮予約のみ）
④お支払い手続き
- ご使用料金のお支払いは、ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室にご来室頂き現金にてお支払いいただきます。または、「（抽選用）使用計画書」に記載されております住所に請求書（仮予約請書）をお送りいたしますのでお振込みにてお支払いください。
- 施設使用料金のお支払いが完了して、ご予約が確定いたします。
※2023年3月利用分以降の抽選参加申し込みはひらしん平塚文化芸術ホール事務室で行う予定です。 開館準備室のホームページ等でご案内いたします。
2021度 大ホール及び多目的ホール 抽選開催日
●ご利用希望月の12ヶ月前の毎月1日（1月を除く）に開催します。
| 抽選対象月 | 抽選参加申込期間 | 抽選開始日 |
|---|---|---|
| 2022年4月利用分 |
2021年3月21日（日）9:30から 2021年3月30日（火）17:00まで |
2021年4月1日（木） |
| 2022年5月利用分 |
2021年4月20日（火）9:30から 2021年4月29日（木）17:00まで |
2021年5月1日（土） |
| 2022年6月利用分 |
2021年5月21日（金）9:30から 2021年5月30日（日）17:00まで |
2021年6月1日（火） |
| 2022年7月利用分 |
2021年6月20日（日）9:30から 2021年6月29日（火）17:00まで |
2021年7月1日（木） |
| 2022年8月利用分 |
2021年7月22日（木）9:30から 2021年7月30日（金）17:00まで |
2021年8月1日（日） |
| 2022年9月利用分 |
2021年8月21日（日）9:30から 2021年8月30日（月）17:00まで |
2021年9月1日（水） |
| 2022年10月利用分 |
2021年9月20日（月）9:30から 2021年9月29日（水）17:00まで |
2021年10月1日（金） |
| 2022年11月利用分 |
2021年10月21日（木）9:30から 2021年10月30日（土）17:00まで |
2021年11月1日（月） |
| 2022年12月利用分 |
2021年11月20日（土）9:30から 2021年11月29日（月）17:00まで |
2021年12月1日（水） |
| 2023年1月利用分 |
2021年12月18日（土）9:30から 2021年12月27日（月）17:00まで |
2022年1月4日（火） |
| 2023年2月利用分 |
2022年1月21日（金）9:30から 2022年1月30日（日）17:00まで |
2022年2月1日（火） |
| 2023年3月利用分 |
2022年2月18日（金）9:30から 2022年2月27日（日）17:00まで |
2022年3月1日（火） |
※月をまたがった連続利用の場合は、ホール利用日の初日が属する月の抽選にお申し込みください。
※2023年3月利用分以降の申し込みはひらしん平塚文化芸術ホール事務室にて行う予定です。詳細は開館準備室のホームページ等でご案内いたします。
①申込受付開始
●申し込み方法
(1)空き状況をご確認のうえ「（抽選用）使用計画書」に必要事項をご記入いただき、下記の方法で抽選参加申込期間内にご提出ください。
- ファックス 0463-79-9908
- メール
- 開館準備室へ持参
※抽選前の該当月のホール空き状況は、開館準備室ホームページ、平塚市公共施設予約システムにてご確認いただけます。
※「（抽選用）使用計画書」は開館準備室ホームページよりダウンロードいただくか、開館準備室にて配布します。
※お電話又は郵送での受付は行いません。
※ファックス、メール（開館準備室HPよりダウンロードした使用計画書に入力または記入しExcelやPDFファイルで添付して送信してください）でのお申し込みの場合、「（抽選用）使用計画書」を受け付け次第、ご連絡いたします。
(2)上記の(1)の「（抽選会用）使用計画書」は抽選会参加申込期間内必着でお願いいたします。
(3)「（抽選用）使用計画書」受領後、日程及び施設の確認等でご連絡を致しますので、ご対応を お願いいたします。
※日中繋がりやすい電話番号を「（抽選用）使用計画書」に記載してください。
※申込内容の確認のため、申込期間の最終日は17:00の締め切りとさせていただきます。 締め切り時間を過ぎての受付は無効となりますのでご注意ください。
(4)その他
【平塚市公共施設予約システムでの空き状況の見方】
- 一日を「午前・午後①・午後②・夜間」の4つの時間区分に分けて空き状況を表示しています。
- 「×」の表記がある区分はすでにホール主催事業等の予約があり、申し込みができません。
【「（抽選用）使用計画書」の記入の仕方】
- ご希望の日程は、第三希望までご記入いただけます。希望日の利用が埋まってしまった場合、第二、第三希望のご記入があり、利用日に空きがある場合は、そちらより希望順に確定いたします。
- 連続2日以上で同一催事を利用の場合、2日目以降の一部が、翌月にかかる場合でも、まとめて申し込みができます。
- 会議室等他施設は、ホールを利用する区分のみ同時利用ができ、併せての申し込みができます。
②抽選
●ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室にて、当ホール準備室職員が行います。
●ホールの抽選は、大ホール利用を優先し行います。大ホールを利用しない、多目的ホール単独又は多目的ホールと会議室等諸室の利用は、大ホールの抽選実施後に行いますので、大ホールの併用施設として、多目的ホール等の利用申し込みがあった場合はそちらが優先されます。
●先に当選した催事と1区分でも重複した場合は、落選となります。
【抽選方法】
- ご提出いただいた「（抽選用）使用計画書」に受付順に「整理番号」を振り分けます。
- 当ホール準備室職員が、「整理番号」順に、抽選器から番号ボールを取り出し、「抽選結果番号」を振り分けます。
- 全ての「抽選結果番号」が確定したら、「抽選結果番号」の小さい番号より、第一希望の日程・区分・施設の予約を確定いたします。
- 「抽選結果番号」の前に利用希望日が埋まってしまった場合、「（抽選用）使用計画書」に第二希望、第三希望のご記入があり、利用日に空きがある場合は、そちらにて希望順に確定いたします。
③抽選結果
●全ての日程が確定いたしましたら、全ての抽選申込者にお電話にてご連絡を差し上げます。
抽選の結果、ご希望の日程等が予約できなかった場合で、改めてのご予約をご希望の場合は抽選日13:00より受付いたします。
●実際のご使用内容等について、お電話にてやりとりをさせていただきます。
●施設使用料金のお支払方法の確認も行います。
④ お支払い手続き
●施設使用料は全額お支払いください。
ご希望の施設が当選した場合、抽選翌日から1週間以内に施設使用料金のお支払いをお願いします。事前にホームページや利用の手引きで料金をご確認ください。
- お支払い方法は、ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室での現金支払いまたは振込でお願いします。
※お振込みの場合振込手数料は申請者にてご負担いただきます。
| お振込みまたは「ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室」（平塚市見附町4-15 ☎0463-79-9907）で、抽選会翌日から1週間の間、抽選会で決定した施設 利用のお支払い の受付を行います。お支払い完了までの 期間中は仮予約となり、期間を過ぎますと、キャンセルとなり、抽選結果が無効となります。 |
その他注意事項
- 同一催事を複数の団体で実施する場合や個人の共催の場合、抽選にお申込みできるのは、その代表1団体1回だけとなります。
- 同一催事にもかかわらず、複数枚の「（抽選用）使用計画書」の提出が、判明した場合は申し込みを無効といたします。また抽選会後に判明した場合は、予約を取り消す場合があります。
- ホール主催事業等の予約が入っており、利用ができない日、区分、施設をお申込みいただいた場合、そのお申し込みは無効となります。
- 同一団体の利用は、同月に3日間までとなります。なお、休館日は施設・設備のメンテナンスを行うため、休館日をまたぐ催事の連続利用はできません。
- 多目的ホールは、大ホールのリハーサル室等として大ホールと同時に申請することができます。多目的ホール抽選開始前にご利用希望日が埋まってしまう場合がありますのでご了承ください。
- 利用区分内に必ず場内の撤収・清掃等も完了できる時間でご予約ください。
- 「（抽選用）使用計画書」の記入内容については、別紙「記入見本」・「記入説明等」をご覧ください。
- 利用希望のある方は、事前の相談をおすすめしております。お電話（0463-79-9907）または、ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室（平塚市見附町4-15）にご来室の上ご相談ください。 また、ご来室の際は、必ずお電話にてご予約ください。
- 感染症対策のため、ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室では入室の際検温を実施しております。37.5度以上の発熱がある場合は来室をお控えください。また来室の際はマスクの着用をお願いいたします
|
利用日確定後やむを得ず変更および取消される場合は、ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室にて所定の手続きが必要となります。 ※取消について…取消の申請受付日によって使用料の還付率が異なります。詳しい手続き方法については、ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室までお問合せください。 ※変更・取消により還付金が発生する場合、平塚市から振込による返金となるため、返金にはお時間をいただくことになりますので、ご了承ください。 |
よくあるご質問
代表者以外が代理で「（抽選用）使用計画書」を提出することはできますか?
準備室職員が、「（抽選用）使用計画書」を受領後、日程や催し物の内容について、お電話を致しますので、内容を把握している方であれば代理の方でもご提出いただけます。
抽選前に空き状況を確認することはできますか？
平塚市公共施設予約システム、ひらしん平塚文化芸術ホール開館準備室ホームページ、窓口またはお電話にてお問合せください。ホール事業や休館日等で利用できない日もありますのであらかじめご了承ください。
希望日が重複した団体のみ抽選をするのですか?
全ての団体を対象に抽選を行います。抽選結果番号順に予約を確定していきます。
楽屋の利用有無について、まだ決めていないのですが…
大ホールの楽屋は、大ホールの附属施設ですので、申請された区分内であれば、後日の申請でもご予約可能です。
練習利用ですが抽選に申し込みできますか?
抽選申し込みは、全ての利用内容を対象としておりますので、本番利用、練習利用を問わず、お申し込みいただけます。
大ホールを利用希望です。当日、本番までの練習場として大練習室の利用を希望しています。同時に申し込みはできますか?
大ホールと同日、同時間帯内であれば可能です。
（お申込みいただける例）
【例1】大ホール→午前・午後①・午後② と 大練習室→午前・午後①・午後②
【例2】大ホール→午前・午後①・午後② と 大練習室→午後①
